如何避免公司内部交流出现差错？

沟通是否有效很大程度上影响着企业内部运作是否有效。某个员工可能收到了错误的信息。这是常有的事。接下来他的感情可能会受到伤害；产品可能被订购不正确又或者以错误的方式生产，甚至被取消——所有这些都是错误的。

为了减少沟通失误的可能性，请遵循以下四个简单的步骤:

1. 认真考虑需要给谁发信息。确保收到书面或口头信息的关键人物都包括在内。忽略那些缺乏否决权的人，那些不需要被告知的人，那些对信息或其结果不负责任的人，那些不会对信息采取行动的人，或者那些不应该访问信息的人。确保你选择了正确的人的一个方法是考虑谁应该在信息中有发言权。做出相应的决定。

2. 思考一下如何传达信息：口头的还是书面的。言语信息很容易被误解，尤其是当周围有噪音或干扰时;如果发送者或接收者焦虑、不确定或恐惧;用词不清楚的;或者信息是高度重要的，复杂的，详细的，不清楚的等等。尽管如此，信息往往需要是口头的，比如那些通过电话、会议或在走廊上经过某人时传递的信息。在这些情况和其他情况下，作为领导者，你必须尽一切努力确保接收者正确地听到了你想让他或她听到的话。怎么做呢?

不要问他/她是否听清了你的话或是否听懂了。这两个问题的答案几乎都是肯定的。为什么?因为没有人希望老板认为她无知或没有注意，或她误解了信息。

让对方重复一遍，用他自己的话来说，他听到的是什么意思，以确保大家都理解了同样的信息。或者，例如，问接收者完成任务最困难、最简单或最复杂的步骤是什么。

3.在口头信息之后写一份书面声明。在会议上，如果做了一个重要的计划好的发言，分发一份信息的副本。如果事情很重要，但是没有计划好或者没有写下来，让别人重复一遍。在一通电话之后，与某人的一次简短会面之后，甚至是在一个预定的会议上，都要用一份理解或确认的书面交流来跟进这些声明。

4. 最后，决定谁可以和谁交流。领导者的目标是将简单和有效结合起来。老板希望信息进出;希望合适的人以有效的方式接待他们。这意味着决定谁和谁说话和写信。是否所有的通讯都必须经过老板的办公室才能发送、批准或审查给其他人?谁与企业外部的世界交流?公共关系人员还是政府关系人员?经理吗?个别员工?谁与其他经理、部门或场所进行沟通或批准沟通?

如果所有的交流都需要经过老板的办公室，才可以完整地传达正式的信息。这是一种非常耗时、官僚和面向控制的方法，有明显的缺点。然而，允许每个人与每个人交谈的缺点是，公司的信息可能不会是统一的。所以在决定如何处理公司信息之前要考虑风险。