作为一名HR，有必要知道人事档案的重要作用

近年来，随着我国市场经济的建立与发展，户籍制度和人事制度都获得了很大的改革。而与之相关的人事档案工作，也发生了巨大的变化，如遗弃档案、人档分离等现已成为社会普遍存在的一种现象，虽然档案在许多人眼中的作用逐渐被弱化了，但也并不代表档案能随意丢弃不管。

众所周知，档案记载了一个人的成长轨迹，包括身份、党团组织关系、学历、经历、职称、能力、性格、工作作风、思想政治表现等方面，具有重要的凭证价值与参考价值。个人转正定级、职称申报、办理养老保险等都需要档案来证明，可以说它的作用仍然是无法被取代的。若没有档案，那么单位和个人的权益都无从得以保障。所以作为一名HR，对于人事档案的作用是有必要了解知道的。下面给大家讲讲，人事档案对企业单位和个人这两个方面的重要作用。

一、对用人单位的作用

档案对用人单位而言，主要作用是体现为单位的人事部门提供一个依据。因为档案是一个人历史的真实记录，通过档案能清楚了解员工过去的工作轨迹，经验教训总结，为领导科学决策和科学管理提供参考。现在越来越多的企业为了能够做到知人善用，肯定是需要全面、准确地去了解员工，一般都会通过考察现状和查阅档案材料中一些资料。特别会将档案中的学业成绩及思想表现情况作为接收毕业生的重要依据。

而企业单位在用人的过程当中形成的定级、调资、晋升、奖惩、任免等多方面的呈报、审批材料都会进行汇总，归入该员工的档案当中去，以此来作为考核依据。因此，企事业单位在人员的录用、晋级、考核上，都会通过档案来考察其德、能、勤、绩等情况，以便能够全面详尽地了解员工的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到重要参考作用。据了解，在新的《劳动合同法》实施以后，单位用人变得更加谨慎，而严把人才进口关则成为现在单位降低劳动成本、减少劳动风险的不二选择防范措施。

二、对个人的作用

据悉，从目前的情况来看，在档案的凭证、参考等诸多作用之中，普通大众仍然是通过档案来作为重要的凭证。这主要是因为档案本身具有的真实性、原始性，再加上它具有其它任何材料无法替代的依据和凭证作用，所以它具有非常强的法律效益。

综上所述，人事档案不仅仅能够为单位用人、选人及人力资源科研、教学和管理等工作服务，同时还可以为个人切身利益服务，帮助解决没有档案就无法解决的问题。

所以对于个人来说，不管是在就业、考研、公招、公考、出国政审，还是职称评审、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等手续，都将以档案材料的审核为重要依据。由此可知，人事档案的作用十分巨大。