起草远程办公管理制度:需要注意的5个法律隐患

COVID-19大流行是最终的游戏规则改变者，它彻底改变了许多事情，尤其是商业。作为回应，大多数公司都在为员工实施在家远程办公的安排，这样他们就能保持工作的正常进行。

除了所有关于在线诈骗和电子邮件钓鱼的警告外，还有另一个陷阱在等着你：如果没有一个合法的远程办公管理制度，你的努力可能会给你带来意想不到的重大法律问题。

创建一个无懈可击的制度，合理的远程办公管理制度不仅能让员工在异地工作时保持正常工作状态，还能避免远程办公可能带来的潜在法律问题。

下面是你在起草远程办公管理制度时需要注意的5个法律陷阱：

一、远程办公的员工最明显的一个问题是，很难知道他们实际上办公了多少时间。

如果你的工人是领工资但没有加班费，这没什么大不了的:不管他们在家工作了多少小时，他们的工资都是一样的。但如果你的员工是按小时计酬的，而且有资格加班。即使你指示你的员工每周工作不超过40个小时，如果他们这样做了，他们仍然应该得到加班费。而当他们不在办公室的时候，要密切关注他们的活动就明显更加困难了。

但是有一些方法可以让他们保持在正确的轨道上。在每天远程办公的开始，询问员工将从事什么工作，和谁一起工作，以及他们在什么时间工作。

另一个好主意是，设定员工不应该查看电子邮件、登录电脑或做任何与工作相关的普通活动的时间。

二、远程办公者很容易成为“眼不见心不烦”的员工。但是这种不受欢迎的管理习惯会产生严重的后果。

例如，假设你的远程办公者主要是照顾孩子的妇女和需要在家工作的残疾员工。

如果你不为这些远程办公的员工提供与在职员工同样的支持和晋升机会，你可能会面临一些棘手的诉讼，为了避免这种情况，你的政策应该讨论远程办公的员工的培训权、晋升权和可见度。

三、保障工作环境的义务。员工不在办公室工作并不意味着不需要为他们的健康和安全负责。

在允许员工在家工作之前，应该确定远程员工的工作环境是否适合完成工作，并且不会带来任何不适当的风险。

记住：如果员工在工作中受伤了，即使他们不在办公室里，你仍可能面临法律后果。

四、数据安全问题。当员工开始在办公室之外和移动设备上做工作时，一大堆新的安全问题就会冒出来。

为了帮助控制潜在的入侵，最好限制远程办公员工打印或下载机密文件的能力。

提醒远程办公者在公共场所工作的安全隐患也是一个好主意。

五、你还需要在你的政策中说明的是，当公司或工作场所关闭时，远程办公者应该做什么，例如，由于天气事件或停电。

如果有些员工在公司还没开门的时候就开始工作，那么这些员工很有可能被拖欠工资。明确在这种情况下对远程办公人员的期望是很重要的。允许员工在家工作的一个大问题是，其他人也会希望这样做。

这个话题在最近就业法先进实践研讨会上被提出。一个与会者问道:“我们的一位经理开始更频繁地在家远程办公。我们不赞成，但我们能做些什么呢?”

位于美国威斯康星州麦迪逊市的Foley & Lardner LLC的律师丹•卡普兰(Dan Kaplan)提出了这种胡萝卜加大棒的独特方式。

卡普兰建议:“告诉他，大多数人喜欢偶尔到办公室来一趟，以避开吠叫的狗和哭闹的孩子。”“但如果情况没有好转，纪律是有秩序的——尤其是如果这份工作没有指定做场外工作。”

8条通用规则：

虽然这五个方面往往会让你陷入法律麻烦，但以下是每一项好的管理制度都应该涵盖的八个通用规则领域。

1、资格：确定哪些职位适合远程办公，并在你的政策中说明。如果您没有与远程兼容的职位，从一开始就声明，消除任何关于远程办公的未来请求或查询。

2、可用性：如果允许远程办公，则应该在策略中列出可用性预期。无论是规定上午9点到下午5点的严格工作要求，还是让员工设定自己的时间表，都应该纳入政策中。

3、反应能力：:定义远程办公员工是否需要立即对同事做出反应，并指定应该使用何种交流模式。

4、测量工作效率：远程办公政策应该指定如何测量员工的工作效率。

5、设备：远程办公者需要合适的工具来完成他们的工作。因此，公司需要说明他们愿意为这些员工提供什么设备。例如，如果他们希望员工提供自己的电脑，那么他们需要指定这一点。

6、技术支持：指定将为远程办公人员提供哪些技术支持。概述远程办公员工在遇到技术困难时应该做什么，这样就有了行动计划。

7、物理环境：为了健康和安全，一些公司希望或要求在远程办公之前，雇员的物理环境得到批准。

8、安全性：在公共场所远程办公时必须非常小心，必须制定规则以确保电子安全及妥善处理纸张。

HOT：员工远程办公管理制度免费下载>>>