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巧用数字化工具,办公效率up up up!

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要把握工作-生活平衡是一个话题了。

说得多了,它也就成了一个命题。

谁说不是呢?

如果可以,谁不想要两头兼顾,工作顺心,家庭美满

然而,现实往往是,顾得了这头,顾不了那头。

39岁的@扣扣扣是某制造业集团分公司的财务经理,工作压力大的她,几乎每晚都要接近22:00才能回家,她已经连着三周仅在周末才见到醒着的老公和女儿了:“工作强度大么没办法,怎么可能与生活达成平衡呢?只能择其重者而选之了。”

还有一部分人认为,过度注重“平衡”将会将人引向平庸。

来自国企的@大空头以一首打油诗表达目前的状态:
俗话说得好哇,朝九晚五近距离,一到下班打卡去;手机网络全关闭,回家洗手做菜去;闲来游戏追追剧,偶尔去学学新技;又是一年时光去,回首上年无差距;左顾右看皆如是,谁记壮志凌云事?

无论是专注于事业的@扣扣,还是不记“当年大壮志”,却抓住了“当下小确幸”的@大空头,都是在“工作”、“生活”这两个变量中选择加大了某个变量的权重,而牺牲了另一部分的占比。

不愧是21世纪的打工人!

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当然,即便无法完全达成两者平衡,我们还是可以通过一些方式与技巧,来提升工作效率,以更少的时间完成更多工作量,将更多的时间留给家庭和自己,从而得到一定的生活、工作平衡。

以下5个点也许可以帮到你:

1.管理好你的时间

时间管理的方法论大同小异,总而言之,就是先将所有的工作拆分成一堆堆的小工作,以重要程度和需要完成的时间长短来标注优先级,再依次往后推,直至工作内容已被细分到无法再拆分。

最后,根据工作计划中的优先级来具体执行就好啦。

*********

问:道理我都懂,任务拆分了,计划做完了,不想执行,或执行时总想摸鱼怎么办?

答:建议您将本月工作内容打在word文档中,并将它做成图换成电脑/手机桌面,这样每次摸鱼,屏幕上的工作内容就在那里,目不转睛地瞅着你,你就会不(tai)自(hai)觉(pa)地开始工作了。

2.巧用数字化工具,提升办公效率

与可提高HR工作效率的<蚂蚁工资条>一样,市面上有诸多可提升办公效率的软件。

但!是!你们用过插件类软件吗?譬如:

– 可以将一些常用的、需要写函数或写宏的功能给封装成现成的按钮的Excel插件。

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– 图表类型比excel原生自带的要丰富很多的Excel插件,可以一键生成如下图般专(hao)业(kan)的表格。

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– 还有PPT插件,可以用来拓展PPT软件自身难以实现的功能,如一键统一字体、段落;批量删减文本;图文一键对齐;PPT配色自动载入;PPT长图。

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*********

问:这些收藏了,但每次都逃脱不了收藏夹吃灰的命运,怎么办?

答:这类(操作步骤固定的)插件软件,一般网络上(官网/用户上传)都有精准到每一个步骤的操作视频,在用得到的时候跟着视频一步步操作就可以了,不需要提前学习。

3.分权分责,学会选择与取舍

想要减少工作时间、提高效率,拒绝大包大揽,将可以分出去的、非核心的工作量全分出去是应对之法。

如何分配任务呢?
可以尝试建立专业化团队,团队中的每个人分工不同,自然所担负的职责也不相同。权责分明,团队成员根据自己的责任目标来开展工作,效率也自然而然地上去了。

问:小公司,部门加上实习生只有三个人,做的事情都差不多,就是量大量小的区别,没有预算也没有办法组建专业化队伍怎么办?

答:工作内容大同小异时,工作量的大小需要细分到位。譬如说,同样是算账,A负责12部门的帐,B负责34部门的帐;A负责这个客户,B负责那个客户……

无论是哪个方面,都尽量不要让两个及以上的人有重合的工作内容。

4.做好情绪管理

不把私人情绪代入工作是专业,不把工作上的情绪带回家庭是贴心。

两者分开,两个场合都舒心。

问:你说的这种,它会精神分裂吗?

答:咦,刚才有人在说话吗?

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5.合理充电,避免精力的过度消耗

本年国庆、中秋八天长假,回来上班时,有人精神奕奕,面色红润;有人形如枯槁,宛若八天没睡。归根到底,是在假期消耗了太多的精力。

看书、学习也要适宜,熬夜通宵,不如早起继续来得有效。

问:没有出去人挤人,在床上躺了八天,还是觉得很累啊?

答:天天熬夜称霸峡谷能不累吗?

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对于工作与生活如何平衡的标准与答案,其实就藏在你自己的心里。有人认为工作是一种选择的生活方式,也有人说,工作是为了更好的生活。不过,我始终认为这是不可能有统一的标准答案的,因为需要尊重和考虑个体的差异性。

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