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如何通过邮件批量给员工发工资条?

现在对于工资条,有的企业发放纸质工资条,有的是电子版。但是不管哪种形式的工资条,员工收到的工资条都只能显示该员工的工资信息。基于这一点,不少HR在做工资条的时候会感到头大,做工资条的工作量可能要比做工资表的工作量还大。

大家都知道,一个企业每个人的工资条里显示的工资分项都一样,只是里面数据不同,那有没有一种简便的方法,让发工资条“大事化小”呢?答案是肯定的。下面给大家介绍使用Word、Excel、Outlook,通过邮件批量给员工单独发放工资条的方法。

其实,这种方法使用的是Word邮件合并功能,除了用于群发工资条外,还可用于批量制作员工牌、邀请卡等,非常的实用。需注意若使用的不是相同的版本,那么所显示的界面和功能的位置会有所差异,以下操作供大家参考。

第一步:根据公司薪酬管理制度和国家法律法规,核算每个员工的月度工资,建立Excel版工资明细表。工资表中除工资中各项目字段外,还需要增加每位员工的“邮箱地址”,用于接收公司发送的工资条邮件。

第二步:用Word制作一份工资条模板,该模板就是要发送给每为员工的工资条内容,需根据公司的实际情况和要求进行设计。Word工资条中所有字段必须在Excel工资明细表中能找到数据来源,但不一定要包括Excel中的所有字段。

第三步:确保Excel工资明细表和word工资条模板处于打开状态,在Word工资条模板上依次点击“邮件-开始邮件合并-邮件合并分步向导”。

第四步:在跳转后页面中的右侧上部“邮件合并”窗口中,选择“电子邮件”,然后在右侧下部选择“下一步:开始文档”。而早期版本为“下一步:正在启动文档”。

第五步:在跳转后页面中的右侧上部“想要如何设置电子邮件”中选择“使用当前文档”,然后在右侧下部选择“下一步:选取收件人”。

第六步:在跳转后页面中的右侧上部“选择收件人”中选择“使用现有列表”,在右侧中部选择“浏览”,在弹出的“选取数据源”窗口中,找到在步骤一创建的Excel工资明细表。然后,在弹出的“选择列表”中,选择带有工资数据的那张表。

第七步:在弹出的“邮件合并收件人”窗口中显示的是所有员工的数据,需要确保与工资表中的数据一致。每行数据前边的“√”表示你选择了要给该员工发送邮件,如果不给某位员工发邮件,在该员工前的“√”上点击取消,然后点击确定。

第八步:然后在跳转后的页面右侧下部点击“下一步:撰写电子邮件”。

第九步:完成步骤八后,在Word工资条模板中,用鼠标光标放在(或点击)工资条项目旁边需要插入信息的位置。如需要在“员工姓名”后边插入每位员工的姓名,就把光标点击“员工姓名”后边的单元格,在右侧上部“撰写电子邮件”栏中点击“其他项目”;在弹出的窗口“插入合并域”选择“员工姓名”后依次点击“插入”、“关闭”,这一步骤是在Excel工资明细表和Word工资条之间建立“链接”关系。其它字段类似操作,依次重复前面的步骤就可以把Word文档中所有需要链接的字段全部“插入”了Excel表中的具体内容。这里需要注意的是:先把光标放在Word中需要插入的位置上,其次点击“其他项目”,然后在列表中找到对应字段,最后点击“插入”和“关闭”。

第十步:全部链接完成后,检查链接无误后,点击右侧下部选择“下一步:预览电子邮件”,可在右侧上部选择不同员工预览;预览无误后点击右侧下部“下一步:完成合并”。

第十一步:在跳转后的邮件选项窗口,点击右侧上部“电子邮件”。然后在跳转后页面中的“收件人”选择Excel中员工的“邮件地址”,主题行就是邮件主题,邮件格式建议选择“HTML”(发送时在文件正文且保留word所有格式)或者附件,发送记录可选择全部发送或部分发送。

第十二步:点击“确定”后,系统自动启动outlook并开始后台自动发送。工资条邮件发送后,员工将会收到如下形式的邮件。如果你不希望工资条的内容在邮件正文中显示,而是作为邮件的附件,可以在步骤十一中将“邮件格式(M)”栏“HTML”改为选择“附件”就可以实现。

完成以上所有步骤后,通过邮件批量给员工单独发送工资条就可以顺利实现。

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