制作员工考勤表具体的步骤解析

员工考勤表，现已成为每一个企事业对员工考勤做汇总结算、结算工资必不可少的重要部分，作为HR怎么可能不知道制作员工考勤表呢！如果你是一位新手，下面介绍的如何制作员工考勤表的方法，相信会对你有帮助。

第一步：打开Excel，新建一个工作簿并将其命名，如××公司考勤管理明细表，在其中新建一个工作表，命名为“基础资料”，在此表中输入公司员工名单、岗位、日资标准、保险金、考勤年份、考勤月份、考勤符号以及考勤符号说明等内容。所谓考勤符号，就是在每日登记考勤时所使用的记号，如“全”代表全班、“半”代表半天班、“休”代表休班等，考勤符号可根据公司的使用习惯而定，既可使用文字也可使用图形符号，而考勤符号说明则是为了方便考勤人识别，防止出错。

第二步：为了便于以后考勤工作引用这些基础数据，需将一些基础数据区域予以定义名称，执行“插入-名称-定义-菜单”命令，在弹出的“定义名称”对话框中，添加4个新名称，分别为：员工名单，引用位置为“=基本资料!$A$3:$A$22”；年份，引用位置为“=基本资料!$E$3:$E$7”；月份，引用位置为“=基本资料!$F$4:$F$15”；出勤，引用位置为“=基本资料!$G$3:$G$8”。

第三步：对于考勤工作来说，重中之重就是日常考勤的登记工作，新建一个工作表，命名为“考勤明细表”，在此表的A2:AD2行中输入明细表标题，如“××公司 年 月份考勤表”，需注意：为了便于调用考勤年、月信息，年月必须单独存放，如年份存放在L2、月份存放在S2，然后单击L2，执行“数据-有效性”菜单命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，单击“设置”选项卡，在其中选择“允许”后面的“序列”选项，并在下面的“来源”文本框中输入公式“=年份”，关闭此对话框。

第四步：采用同样的方法，将S2的数据有效性来源设置为“=月份”，这样在选择考勤年月时就可直接单击L2、S2，然后从弹出的下拉列表框中选择相应预置信息即可。

第五步：考勤登记表一般包括考勤人名单和日常考勤登记情况，所以在此工作表的B列中存储员工名单，在C5:AG5存放考勤星期，而在C6:AG6存放考勤日期，然后通过数据有效性设置，将人员名单所在的B7:B200的数据有效性来源设置为“=员工名单”，日常登记考勤的数据区域C7:AG200的数据有效性来源设置为“=出勤”，同时为了便于日常考勤登记人员识别考勤符号，单击数据有效性对话框中的“输入信息”选项卡，选中其中的“选定单元格时显示输入信息”，然后在下面输入信息文本框中，将前面的考勤符号说明复制过来。

第六步：为了能够自动准确输入日期信息，在存储每月的第1日的C6中输入公式“=DATE(L2，S2，1)”、第2日的D6中输入“=C6+1”并依次类推，直到第27日的AC6，要注意：由于考虑到每年2月份闰年的情况，在第28日的AD6中输入公式“=IF(MONTH($AC6+COLUMN(A1))=$S2，$AC6+COLUMN(A1)，“”)”，第29日的AE6中输入公式“=IF(MONTH($AD6+COLUMN(A1))=$S2，$AD6+COLUMN(A1)，“”)”，第30日的AF6中输入公式“=IF(AE6=“”，“”，IF(MONTH($AE6+COLUMN(A1))=$S2，$AE6+COLUMN(A1)，“”))”，第31日的AG6中输入公式“=IF(AF6=“”，“”，IF(MONTH($AF6+COLUMN(A1))=$S2，$AF6+COLUMN(A1)，“”))”，最后在存储判断每月第1日是星期几的C5中输入公式“=IF(C6=“”，“”，CHOOSE(WEEKDAY(C6，2)，“一”，“二”，“三”，“四”，“五”，“六”，“日”))”，并将此公式复制到其后面对应的单元格中。

需注意：这里使用了DATE、CHOOSE、WEEKDAY等函数，主要是用来根据L2、S2中的数据判断当前日期以及当前日期属于星期几，而IF、MONTH等函数则用来判断当年2月份是否属于闰月，并判断本月是30日还是31日。