企业如何建立一个工作交接计划?

没有哪个员工会永远呆在公司里。总有一天公司会需要替换他们。如果他们在企业中是高度专业化的,不做一些准备就很难找到他们的替代者。工作交接计划建立了一个基本的框架,确保公司为每个关键职位安排了合格的替代人选。成功的交接计划提供了一种系统的方法来确保企业平稳运行,即便是关键人物的离职。

以苹果公司的史蒂夫·乔布斯为例。他是苹果的CEO和核心。不幸的是,他的身体状况导致他请了六个月的病假。因为苹果公司有一个合适的交接计划,所以在他离开期间,公司业务得以继续。从苹果公司的例子中吸取教训,在紧急情况出现之前制定工作交接计划是很重要的。

为企业制定交接计划可以通过以下方法来完成。

1. 识别关键职位

有效的交接规划的第一步是了解哪些职位对企业至关重要。这些职位通常来说是领导角色,比如c级(CEO、CFO、COO)职位、副总裁和部门经理。除了传统的领导角色之外,可能还有一些关键的职位,企业也应该考虑制定一个合适的工作交接计划。这些员工可能具备很多技能,也可能掌握难以替代的专业知识。

2. 确定关键职位的接班人

确定了关键职位之后,下一步就是查看员工名单,看看有没有可能填补这些职位空缺的候选人。要做到这一点需要知道工作中需要哪些基本知识、技能和能力(KSAs),并了解员工的KSAs。看看员工名单,把名单缩小到那些符合要求或接近要求的人。理想情况下,每个职位都应该有几个候选人。

有了候选人名单后,还需要知道他们是否对这个职位有兴趣。在这个过程中,企业不应该向任何人承诺未来的职位,而是让他们知道,公司的目的是确定和准备一些候选人。

3.进行差距分析

虽然创造了一个合格的候选人库,但他们可能不满足所有的工作要求。有效的交接计划的下一步便是进行差距分析。企业所有者在差距分析中的角色包括确定工作所需的KSAs与候选人当前拥有的KSAs之间的差异。

4. 制定一个交接计划

通过上一步,企业已经知道候选人库中缺少什么KSAs,这时就需要一个关于如何填补空白的工作交接计划。

让员工接受培训有很多不同的方法。有些花费很多时间和金钱,有些是免费的,有很大的灵活性。决定走哪条路取决于企业想要完成什么,需要多少时间,当然还有预算。

5. 工作交接计划评估

当企业为接班人团队填补了KSAs中的空白,就拥有一个有能力和意愿的劳动力团队,随时准备在需要时填补空白。定期重新评估以确认工作交接计划不会随时间而改变是很重要的。

最后,工作交接计划是值得企业花时间的。有效的交接计划能让企业顺利运转,即使是突发情况,企业也能安心应付。有一个合适的工作交接计划是十分明智的。

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