HR如何建立员工人事档案?

员工人事档案,是人事档案的一种类型,是对员工的入职信息、员工简历、劳动合同、薪酬调查、移动等资料管理的统称。员工人事档案对公司来说至关重要,既是任人用人的依据,也是开展管理的支撑,必要时还能作为法律凭证。因此,HR有必要掌握员工人事档案的建立方法,以便更好地为公司服务。

那HR如何建立员工人事档案呢?

一、清楚员工人事档案的意义和作用

1.用作决策参考

员工人事档案可以有效展现企业人力资源现状,进而为企业制定人力资源项目、招聘、培训等决策提供参考

2.用以推动工作变动的展开

企业实施经营策略组织架构或岗位调整时预先做好相应人员的沟通或信息收集,能推动平稳和谐地开展各项变革工作

3.用作查缺补漏

员工人事档案有详细的员工信息梳理,可以方便用人部门从档案管理中发现现有管理的不足和遗漏,以便及时查缺补漏,规避风险。

4.用作法律凭证

员工人事档案可以为企业处理员工的有关问题提供依据和凭证。

二、员工人事档案涵盖的内容

员工人事档案的内容主要包括:

(一)证件材料

1、本人身份证复印件

2、本人1-2寸照片

3、学历证明复印件

4、职称证明复印件(特别是特殊工作,比如说水电工等)

5.评定专业技能的考绩

(二)劳动合同

包括劳动合同、竞业禁止协议、保密协议等

(三)履历材料 包

括个人简历表、履历表、员工登记表等

(四)培训材料

包括内部培训、外部培训、专项研讨会等

(五)异动材料

包括员工入职、员工离职、员工晋升、薪酬变更等

注:

1.由于员工档案记录员工个人在职信息,应该进行保密管理,还要注意信息变动后的更新。

2.在档案管理中,应严格执行保密制度,保证档案安全。

三、管理建议

1.与《劳动法》、《劳动合同法》等条例相关的人事行为应以纸质档、电子档的方式留存。

2.员工人事档案要统一保存,由专项部门专项保管

3.遵循条理清晰、完整真实、精确实用、系统规范、动态更新的原则

4.建立数据安全级别,如只读、编辑、隐藏等

5.所有纸质档案应有员工的签字或手印盖章

以上为员工人事档案相关信息的总结和罗列,实际操作还需HR具体情况具体分析。

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