HR必备法律文件减少用工过程中的纠纷

在企业当中，职工是非常重要的基础，而在日常运作当中，都会面临很多的人事变动，这都是需要HR去进行处理的，并且在用工的整个过程中，需要HR帮助企业远离其中的用工风险，如果你没有时间研读各种相关法律，那么你至少要保证企业中以下各种法律文件是完备的。接下来就为大家介绍八份HR必备法律文件，让HR帮助企业减少用工过程中的纠纷。

• 劳动合同

员工入职都是需要签订劳动合同的，这是非常重要的第一环节，如果没有与员工签订合同，那么企业将每月支付员工二倍工资。企业至少应准备三份合同，包括：固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同和以完成一定工作任务为期限的劳动合同，有需要的企业还应备一份非全日制用工劳动合同。

第二、集体合同

集体合同的作用在于当企业和员工出现一些用工标准、报酬上等标准约定不明确产生争议的时候可以进行界定，一份完备的集体合同可以避免很多不必要的劳动纠纷。员工的劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律、劳动定额、法律法规规定的其他内容等。

第三、职工名册

职工名册是记录员工在职的记录，因此可以在产生劳动争议时作为有力的证据，也可以避免不必要的行政罚款。职业名册包括员工姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。

第四、劳动合同签收单

根据相关法律规定，与职工签订了劳动合同之后，还需要给职工留有一份，而劳动合同签收单可以证明已经将合同送给员工，同样可以减少不必要的赔偿风险。签收单内容包括劳动合同文本编号、员工姓名、身份证号码、所属部门、具体岗位、入职时间、合同期限、签约时间、劳动合同签收时间、员工签收、备注等内容。

• 职位告知书

每个人在企业中的职位都是固定分配好的，企业注意一定要提供职位告知书并且主动告知，忽略这个容易导致发生因“欺诈”而导致劳动合同无效并赔偿员工损失的法律风险。告知书内容包括工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬等。

第六、入职登记表

职工入职的时候一定要填入职登记表，上面记录着职工的基本信息，如果在入职时存在不实或欺诈，将成为日后用人单位解除劳动合同的重要证据。登记内容主要包括员工与前用人单位劳动合同解除情况、竞业限制、健康状况、学历、职业资格、知识技能、工作经历、家庭住址、主要家庭成员构成等。

第七、解除、终止合同通知书

解除、终止劳动合同是结束员工与用人单位之间关系的唯一途径，解除、终止劳动合同的具体时间是计算工资、加班费、经济补偿金数额的重要依据。解除合同内容包括员工名称、解除或终止劳动合同的原因、解除或终止劳动合同的日期、交接手续办理的流程和时限、用人单位盖章、员工签收等。

第八、劳动合同续签意向书

劳动合同期满后的企业的续订条件以及员工的续订意向是判断用人单位是否要支付经济补偿的重要标准，一份书面的文件能真实的反映双方的意向，避免日后不必要的劳动纠纷。主要内容包括员工名称、原劳动合同到期时间、续签劳动合同与原劳动合同区别、答复期限等。

在公司的正常运作当中，人力资源管理是很关键的一部分，HR要做好的就是保证这些HR必备法律文件是完善和完备的，可以在企业发生劳资纠纷时作为证明之用，但并不是只要做好这8份文件准备就万事大吉了，还有如保密协议、竞业禁止合同、服务期协议等法律文件在此没有展开。每个企业HR都应根据企业自身状况制定出专用的法律文件，并加以妥善保存，避免不必要的劳动纠纷和法律风险。